Скъпо ли е да имате счетоводител и от какво зависи месечната такса?

Когато стартират собствен бизнес, много предприемачи си задават един и същ въпрос: „Скъпо ли е да имам счетоводител?“ Често първоначалното очакване е счетоводното обслужване да представлява единствено въвеждане на няколко фактури и подаване на декларации. На практика обаче работата на счетоводителя включва много повече от техническа обработка на документи.

Месечната такса за счетоводно обслужване зависи от дейността на дружеството, броя на документите, регистрацията по ДДС, персонала, международните операции, начина на предоставяне на информацията и нивото на отговорност, което счетоводната къща поема.

Затова цената не следва да се разглежда единствено като разход. Доброто счетоводно обслужване предпазва бизнеса от грешки, санкции, пропуснати срокове и неправилни управленски решения.

Какво всъщност включва счетоводното обслужване?

За да се прецени дали една месечна такса за счетоводно обслужване е висока или разумна, първо трябва да е ясно какво получава клиентът срещу нея.

Работата на една професионална счетоводна къща обикновено включва:

• приемане, проверка и обработване на първични счетоводни документи;
• осчетоводяване на фактури, банкови операции, касови документи и други стопански операции;
• изготвяне и подаване на справки и декларации;
• следене на данъчни, осигурителни и административни срокове;
• изчисляване на възнаграждения, данъци и осигуровки;
• подготовка на платежни нареждания и справки за задължения;
• текуща комуникация с клиента;
• консултации при възникване на счетоводни и данъчни казуси;
• годишно счетоводно приключване и изготвяне на финансови отчети;
• представителство и съдействие при проверки и кореспонденция с институции, когато това е включено в услугата.

Зад всяка подадена декларация стои проверка дали предоставените документи са правилни, дали разходите са обосновани, дали данъчният кредит може да бъде ползван и дали операцията е отчетена в правилния период.

От какво се определя месечната такса за счетоводно обслужване?

Няма еднаква цена, която да бъде приложима за всички фирми. Две дружества с еднакъв оборот могат да изискват напълно различен обем работа. Именно затова месечната такса за счетоводно обслужване обикновено се определя след предварително запознаване с дейността на клиента.

1. Брой на счетоводните документи

Един от основните фактори е броят на документите, които трябва да бъдат обработени през месеца. Това могат да бъдат:

• фактури за продажби;
• фактури за покупки;
• дебитни и кредитни известия;
• банкови транзакции;
• касови отчети;
• митнически документи;
• протоколи и други първични документи.

Фирма с пет фактури месечно изисква различен ресурс от онлайн магазин с няколкостотин продажби, множество плащания и връщания на стоки. По-големият брой документи означава повече време за проверка, обработка, осчетоводяване и контрол.

Важно е да се уточни, че една банкова сметка с многобройни движения също създава значителен обем работа, дори когато броят на фактурите изглежда малък.

2. Регистрация по ДДС

Регистрацията по ДДС увеличава ангажиментите на счетоводителя. Освен текущото осчетоводяване трябва да бъдат изготвяни и подавани съответните дневници и декларации, да се проверява правото на данъчен кредит и да се следи правилното третиране на отделните доставки.

Допълнителна сложност възниква при:

• вътреобщностни доставки и придобивания;
• получаване или предоставяне на услуги от чужбина;
• дистанционни продажби;
• тристранни операции;
• внос и износ;
• самоначисляване на ДДС;
• приложение на специални режими.

Поради това регистрацията по ДДС обичайно оказва влияние върху цената за счетоводно обслужване.

3. Брой на служителите

Наличието на персонал е друг съществен фактор. Обработката на трудови възнаграждения не се изчерпва с изчисляването на нетната заплата.

За всеки служител може да се наложи обработване на:

• трудов договор и допълнителни споразумения;
• промени в длъжност, възнаграждение или работно време;
• отпуски и болнични листове;
• бонуси, удръжки и допълнителни възнаграждения;
• командировки;
• прекратяване на трудовото правоотношение;
• декларации и осигурителни документи;
• служебни бележки и справки.

Колкото повече служители има дружеството и колкото по-динамични са промените в персонала, толкова по-голям е необходимият ресурс.

За предварителна проверка на възнагражденията можете да използвате нашия калкулатор за трудово възнаграждение.

4. Вид и сложност на дейността

Не всички бизнеси се обслужват по един и същ начин. Счетоводството на консултантска фирма с няколко фактури не може директно да се сравнява със счетоводството на:

• онлайн магазин;
• строителна компания;
• ресторант или търговски обект;
• производствено предприятие;
• транспортна фирма;
• лечебно заведение;
• дружество с проектно финансиране;
• фирма, работеща с клиенти и доставчици от различни държави.

При някои дейности е необходимо водене на складови наличности, проследяване на себестойност, отчитане на незавършено производство, разпределяне на разходи по обекти или проекти и обработване на специфични документи.

Именно сложността на операциите, а не само оборотът, е определяща за месечната такса за счетоводно обслужване.

5. Брой банкови сметки, валути и платежни системи

Съвременният бизнес често използва повече от една банкова сметка, виртуални карти и платежни платформи. Обработката на движения в различни валути изисква правилно отчитане на валутните курсове и възникналите курсови разлики.

При електронната търговия може да се наложи съпоставяне на информация от:

• банкови извлечения;
• картови оператори;
• наложени платежи;
• куриерски компании;
• онлайн платформи;
• виртуални портфейли и международни платежни посредници.

Големият брой транзакции и различните източници на информация увеличават времето за проверка и съгласуване.

6. Международни сделки

Когато фирмата работи с контрагенти от Европейския съюз или от трети държави, счетоводната обработка обикновено е по-сложна.

Необходимо е да се определи:

• мястото на изпълнение на доставката;
• дали се начислява ДДС;
• кой е задължен да начисли данъка;
• какви документи трябва да бъдат съставени;
• в коя декларация и за кой период се включва операцията;
• дали възникват допълнителни задължения за деклариране.

Неправилното третиране на международна сделка може да доведе до данъчни корекции, лихви и санкции. Поради това фирмите с международна дейност обичайно имат по-висока месечна такса за счетоводно обслужване от дружества с ограничен брой стандартни сделки в страната.

7. Организация на документите

Начинът, по който клиентът предоставя документите, също влияе върху цената. Когато документите са подредени, предоставени навреме и придружени с необходимата информация, счетоводната обработка е по-бърза и ефективна.

Работата се увеличава, когато:

• документите се предоставят със закъснение;
• липсват фактури или банкови извлечения;
• лични и фирмени плащания са смесени;
• няма информация за основанието на преводите;
• документите се изпращат по различни канали без ясна организация;
• се налага многократно изискване на липсваща информация.

Добрата организация намалява риска от пропуски и позволява на счетоводната къща да отдели повече време за контрол и консултиране, вместо за издирване на документи.

8. Необходимост от допълнителни справки и консултации

Някои клиенти очакват единствено изпълнение на задължителните счетоводни дейности. Други имат нужда от регулярно изготвяне на:

• справки за приходи и разходи;
• анализ на задължения и вземания;
• отчети по обекти, дейности или проекти;
• справки за паричните потоци;
• бюджети и прогнози;
• документи за банки, инвеститори или лизингови дружества;
• становища по конкретни данъчни казуси.

Когато тези услуги са част от текущото обслужване, те логично се отразяват върху месечната такса за счетоводно обслужване.

9. Срокове и спешност

Счетоводната работа е свързана с нормативно определени срокове. Когато документите се предоставят в последния момент, счетоводната къща трябва да пренареди работата си, за да обработи информацията навреме.

Спешните задачи, възстановяването на изостанало счетоводство и коригирането на стари грешки обикновено не са част от стандартната месечна услуга и могат да бъдат калкулирани отделно.

10. Поемана отговорност и професионален опит

Клиентът не заплаща само времето за въвеждане на документи. Той заплаща знанията, опита и професионалната преценка на хората, които обработват информацията.

Счетоводителят трябва да следи законодателните промени, да разпознава рисковите операции и да предупреждава клиента, когато определено действие може да създаде проблем.

Една професионална счетоводна къща инвестира в:

• специализиран софтуер;
• защита и архивиране на информацията;
• обучение и квалификация;
• следене на нормативните промени;
• вътрешни проверки и контрол;
• сигурна електронна комуникация;
• заместване при отсъствие на член от екипа.

Всичко това е част от реалната стойност на услугата.

Скъпо ли е да имате счетоводител?

Отговорът зависи не само от размера на таксата, а и от това какво получавате срещу нея.

Една услуга може да изглежда евтина, но да се окаже скъпа, когато:

• не получавате навременна информация за задълженията си;
• декларациите се подават без достатъчна проверка;
• не можете да се свържете със счетоводителя си;
• не сте предупредени за възможен данъчен риск;
• липсва информация за финансовото състояние на бизнеса;
• се налага друг специалист да поправя натрупани грешки.

От друга страна, по-високата цена не гарантира автоматично по-добро обслужване. Важно е да се прецени дали услугата е ясно структурирана, какво е включено в нея и как счетоводната къща комуникира с клиентите си.

Защо най-ниската цена невинаги е най-добрият избор?

При избора на счетоводна къща е естествено да се сравняват оферти. Проблемът възниква, когато решенията се вземат единствено на база най-ниска цена.

За да бъде предложена необичайно ниска месечна такса за счетоводно обслужване, е възможно:

• услугата да включва само минимален набор от дейности;
• консултациите да се заплащат допълнително;
• годишното приключване да не е включено;
• обработката на персонала да се таксува отделно;
• един счетоводител да обслужва прекалено голям брой клиенти;
• да липсва достатъчен вътрешен контрол;
• комуникацията да бъде ограничена.

Преди да сравнявате цените, сравнете обхвата на услугите. Оферта от 100 евро и оферта от 180 евро може да изглеждат сходни, но да включват напълно различни дейности и ниво на ангажираност.

Какво трябва да бъде уточнено в офертата за счетоводно обслужване?

Една ясна оферта трябва да посочва какво е включено в месечната цена и кои услуги се заплащат допълнително.

Преди да сключите договор със счетоводна къща, проверете:

• за какъв брой документи се отнася предложената цена;
• включено ли е обслужването по ДДС;
• включена ли е обработката на банковите операции;
• как се определя таксата за всеки служител;
• включено ли е годишното счетоводно приключване;
• включени ли са текущите консултации;
• как се таксуват допълнителните справки;
• какво се случва при значително увеличение на обема;
• има ли отделна цена за корекции на стари периоди;
• какви са сроковете за предоставяне на документите.

Прозрачната цена за счетоводно обслужване предпазва и двете страни от бъдещи недоразумения.

Как се променя месечната такса при развитие на бизнеса?

Цената на счетоводното обслужване не е задължително да остане една и съща през целия живот на дружеството. Нормално е тя да бъде актуализирана, когато настъпи съществена промяна в обема или сложността на работата.

Това може да се случи при:

• регистрация по ДДС;
• назначаване на служители;
• откриване на нов търговски обект;
• стартиране на онлайн магазин;
• значително увеличение на документите;
• започване на международна дейност;
• добавяне на нови банкови сметки или платежни системи;
• въвеждане на складово или производствено отчитане.

Коригирането на месечната такса за счетоводно обслужване при разрастване на бизнеса не следва да се възприема като произволно поскъпване. То трябва да отразява реалното увеличение на работата, отговорността и необходимия професионален ресурс.

Как да получите точна цена за счетоводно обслужване?

За да бъде изготвена реалистична оферта, счетоводната къща обикновено се нуждае от информация за:

• правната форма на бизнеса;
• предмета на дейност;
• регистрацията по ДДС;
• средния месечен брой документи;
• броя на банковите сметки и транзакциите;
• броя на служителите;
• работата с чуждестранни контрагенти;
• използваните платежни системи;
• необходимостта от складово отчитане;
• желаните допълнителни справки и консултации.

Колкото по-точна е първоначалната информация, толкова по-точно може да бъде определена месечната такса за счетоводно обслужване.

Как да изберете подходяща счетоводна къща?

Цената е важна, но не трябва да бъде единственият критерий. При избора обърнете внимание и на:

• опита с компании от вашия сектор;
• начина и скоростта на комуникация;
• яснотата на договора и офертата;
• сроковете за обработка на документите;
• защитата на счетоводната информация;
• възможността за електронно предоставяне на документи;
• наличието на заместник при отсъствие;
• подхода към данъчните и счетоводните рискове;
• възможността да получавате разбираема управленска информация.

Добрият счетоводител не трябва само да съобщава каква сума трябва да платите. Той трябва да може да обясни от какво произтича задължението и кои бизнес действия имат счетоводни и данъчни последици.

Счетоводителят разход ли е, или инвестиция?

Счетоводната услуга е текущ разход за фирмата, но качественото обслужване има характеристиките и на инвестиция.

Професионалната счетоводна къща може да помогне на бизнеса да:

• намали риска от санкции и лихви;
• спазва нормативните срокове;
• организира по-добре документите си;
• получава навременна информация за задълженията;
• следи приходите, разходите и финансовия резултат;
• взема по-информирани управленски решения;
• освободи време за продажби, клиенти и развитие на бизнеса.

Една предотвратена грешка или навреме установен риск може да спести сума, значително по-голяма от платената годишна такса за счетоводно обслужване.

Кога евтиното счетоводно обслужване може да излезе скъпо?

Ниската цена се превръща в реален проблем, когато качеството на услугата е недостатъчно. Това може да доведе до:

• неподадени или закъснели декларации;
• неправилно ползван данъчен кредит;
• неотчетени приходи или разходи;
• грешно изчислени възнаграждения и осигуровки;
• липса на документи за направени плащания;
• несъответствия между счетоводството и банковите извлечения;
• неправилно приключване на отчетния период;
• затруднения при проверка, кандидатстване за кредит или продажба на бизнеса.

Поправянето на натрупано с години счетоводство обикновено е по-трудно и по-скъпо от правилното му текущо водене.

Пример: защо две фирми имат различна месечна такса?

Фирма А издава пет фактури месечно, няма служители, не е регистрирана по ДДС и извършва единствено консултантска дейност в България.

Фирма Б издава 50 фактури, получава 80 фактури за покупки, има осем служители, регистрирана е по ДДС, използва три банкови сметки и продава услуги на клиенти от Европейския съюз.

Дори двете компании да имат сходен оборот, работата по обслужването на Фирма Б е значително повече. Тя включва по-голям брой операции, обработка на персонал, ДДС задължения, валутни плащания и международни сделки.

Следователно разликата в месечната такса за счетоводно обслужване е обоснована от реалния обем и сложност на работата, а не само от приходите на дружеството.

Често задавани въпроси

Колко струва счетоводното обслужване на малка фирма?

Цената зависи от дейността, броя на документите, регистрацията по ДДС, персонала и необходимите допълнителни услуги. Самото определение „малка фирма“ не е достатъчно, за да бъде изготвена точна оферта.

Зависи ли счетоводната такса от оборота?

Оборотът може да бъде фактор, но не е единственият и невинаги е най-важният. Фирма с висок оборот и малко документи може да изисква по-малко работа от бизнес с по-нисък оборот, но стотици месечни операции.

Включва ли месечната такса годишното приключване?

Това зависи от условията на конкретната счетоводна къща. При някои оферти годишното приключване е включено, а при други се заплаща отделно. Условието трябва да бъде уточнено предварително.

Плаща ли се допълнително за всеки служител?

В много случаи обработката на трудовите възнаграждения се калкулира според броя на служителите. Причината е, че всеки служител създава отделни задължения за изчисляване на възнаграждение, осигуряване, документиране и деклариране.

Може ли месечната такса да бъде увеличена?

Да, когато обемът или сложността на дейността се увеличат значително. Добрата практика е условията за актуализиране на таксата да бъдат предварително договорени и ясно обяснени.

Защо офертите на различните счетоводни къщи се различават?

Причината може да бъде различният обхват на услугите, опитът на екипа, използваните технологии, броят на включените консултации, организацията на работа и нивото на поеманата отговорност.

Как да сравня две оферти за счетоводно обслужване?

Сравнете не само крайната цена, а и броя включени документи, обслужването по ДДС, заплатите, годишното приключване, консултациите, допълнителните справки и условията при увеличаване на обема.

Заключение

Месечната такса за счетоводно обслужване не се определя произволно. Тя отразява обема на документите, сложността на дейността, броя на служителите, данъчните ангажименти, международните операции, необходимите справки и професионалната отговорност на счетоводната къща.

Затова въпросът „Скъпо ли е да имам счетоводител?“ няма универсален отговор. По-важното е дали получавате надеждна услуга, ясна комуникация, навременна информация и защита от рискове.

Професионалното счетоводно обслужване не е просто въвеждане на фактури. То е част от финансовата организация и устойчивото развитие на всеки бизнес.